So legen Unternehmen mit „Scan-to-Process“ und „Scan to-Mobile“ die Basis für das Dokumentenmanagement – Scannen #1

Früher hatten Dokumentenscanner eigentlich nur eine Aufgabe: Sie waren die Schnittstelle zum elektronischen Archiv. Heute wissen viele Unternehmen bereits: Sie können durch das Scannen einen Mehrwert erzeugen, indem sie Papierdokumente effizient in den Dokumenten-Management-Prozess einbinden. Denn Papierdokumente bilden oft den Anfang einer elektronischen Prozesskette. „Scan-to-Process“ lautet dieser neue Ansatz. Er ist ein logischer Schritt für alle Unternehmen, die auf dem Weg zu mehr Qualität, mehr Effizienz und schnelleren, leistungsfähigeren Prozessen sind. In engem Zusammenhang mit dem Scannen direkt in die Geschäftsprozesse steht die Idee des „Scan-to-Cloud“ und „Scan-to-Mobile“. Denn die Mobilität und der damit verbundene Wunsch, auf Dokumente von überall aus zugreifen zu können, spielen im modernen Berufsalltag eine immer größere Rolle. Mehr und mehr Unternehmen – vom Einmannbüro bis zum Weltkonzern – scannen ihre Papierdokumente bereits am Anfang des Verarbeitungsprozesses („Scan-to-Process“).

[green_box]So stehen die Informationen mit allen Vorteilen der IT in elektronischer Form zur Verfügung: Sie lassen sich durchsuchen, mehrfach verwenden, verlustfrei kopieren und sie können direkt elektronisch weiterverarbeitet oder weitergeleitet werden.[/green_box]

Die heutigen Generationen von Dokumentenscannern ist darauf ausgerichtet, papierbasierte Informationen direkt in die Arbeitsabläufe des Unternehmens zu integrieren. Während das Scannen früher den Abschluss eines papierbasierten Vorgangs bildete, steht er nun am Anfang eines elektronischen Geschäftsprozesses, an den sich Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management (ECM) nahtlos anschließen.

Den Anforderungen der modernen Arbeitsnomaden kommt entgegen, dass gescannte Dokumente in Cloud-Anwendungen synchronisiert („Scan-to-Cloud“) werden. So können sie jederzeit von überall darauf zugreifen. Auch lassen sich auf diese Weise Außenstellen und Filialen einfach in zentral definierte und verantwortete Verfahren einbinden. Mit multifunktionalen Erfassungslösungen lassen sich gescannte Dokumente an definierte Prozesse anbinden und weiterleiten – wahlweise an Fax-Systeme, Email-Empfänger, im Netzwerk verfügbare Drucksysteme oder einfach an Dateisysteme, nachgelagerte IT-Anwendungen sowie SharePoint-Portale. Das schließt auch die Möglichkeit ein, gleich mehrere Systeme zu adressieren, etwa ein Archiv und einen spezifischen Workflow. Sind Scanner mit einer Zeichenerkennungssoftware ausgestattet, lassen sich Dokumente sogar auf Knopfdruck in durchsuchbare PDF Dateien, im Falle der Fujitsu ScanSnap-Scanner sogar in editierbare Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien konvertieren. (Artikelfoto: Harald Reiss/pixelio.de)