Grundsätzlich gilt: „Scan-to-Process“ lohnt sich immer dann, wenn unterschiedliche Mitarbeiter regelmäßig klassifizierbare Informationen auf Papier erhalten, die eine oder mehrere Personen an anderer Stelle verarbeiten sollen. Das ist heute auch in den meisten mittelständischen und kleineren Unternehmen die tägliche Realität. Deshalb gehen auch immer mehr Organisationen dazu über, papierbasierte Informationen so früh wie möglich in die digitale Prozesskette einzuspeisen. Davon profitieren auch Mitarbeiter, die viel unterwegs sind. Für sie ist ein Austausch von Papierdokumenten schwierig. Oft ist es sogar schlicht unmöglich, sämtliche benötigten Unterlagen mit sich herumzuschleppen.
Gerade von unterwegs aus macht es sehr viel Sinn, auf Cloud-basierte Dienste wie etwa Google Drive (Google Docs), Evernote Salesforce, SugarSync oder auch auf nationale Cloud-gestützte revisionssichere Langzeitarchive zurückzugreifen. Ein Beispiel hierfür ist die gemeinsam von PFU und Tec Media Services erarbeitete Lösung für das direkte Scannen in die Cloud-Software TMS Archiv. Damit organisieren kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ihre Dokument revisionssicher und stellen sie für die Weiterverarbeitung im digitalen Workflow bereit. Pappierbasierte Dokumente gelangen durch einen einfachen Klick direkt in den elektronischen Aktenschrank in der Cloud. Für den Zugriff auf Dokumente in der Cloud reicht eine Internetverbundung aus, und der Anwender hat alle erforderlichen Daten und Software-Tools zur Verfügung. Auch bei den technischen Möglichkeiten hat sich viel getan. Viele Scanner sind heute genauso mobil wie ihre Anwender, beispielsweise die handlichen Modelle Fujitsu ScanSnap S1100 oder ScanSnap S1300i. Damit sind mobile Mitarbeiter jederzeit und überall in der Lage, papierbasierte Informationen in die digitalen Prozesse zu integrieren.
(Quelle: IM, Artikelfoto: birgitH/pixelio.de)
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