Papierdokumente bilden heute oft lediglich den Anfang einer elektronischen Prozesskette. Je früher und nahtloser papierbasierte Informationen in Geschäftsprozesse integriert werden, desto größer das Potential für Verbesserungen – insbesondere beim Einbinden mobiler Mitarbeiter.
Die zehn wichtigsten Fragen zur richtigen Umsetzung von „Scan-to-Process“:
- Welcher Einzelvorgang lohnt sich am ehesten für die Umstellung von analog auf digital?
- Können Papierdokumente früher erfasst werden? Wenn ja, an welcher Stelle?
- Wie viele Dokumente sind täglich zu scannen? Welcher Art sind sie?
- Wie viel Zeit steht dafür zur Verfügung?
- Welche Scannerklasse eignet sich für diese Zwecke am ehesten?
- Ist das Gerät intuitiv ohne großen Schulungsaufwand von allen Mitarbeitern bedienbar?
- Auf welcher Ebene soll vorwiegend gescannt werden: Arbeitsplatz, Abteilung, zentral oder sogar mobil von unterwegs?
- Können bestehende Arbeitsroutinen beibehalten oder müssen neue etabliert werden?
- Sind bei Verwendung von Netzwerk-SCannern alle nötigen Sicherheitsmaßnahmen getroffen?
- Sind die Mitarbeiter informiert, involviert und motiviert, den Wandel hin zu „Scan-to-Prozcess“ zu vollziehen?
Weiterführende Informationen findest du bei Fujitsu. (Quelle: IM)
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