Welche Voraussetzungen müssen Scanner mitbringen, wenn sie die neuen Konzepte „Scan-to-Prozess“, „Scan-to-Cloud“ und „Scan-to-Mobile“ unterstützen sollen?
Die Anforderungen an einen modernen Netzwerk- oder Abteilungsscanner sind hoch. Denn am Ende des Scan-Vorgangs soll immer ein zuverlässiges, vorhersagbares Ergebnis stehen. Erstens müssen die digitalen Dokumente in reproduzierbarer Qualität vorliegen – unabhängig vom jeweiligen Anwender, Erfassungsgerät, den äußeren Lichteinflüssen oder dem jeweiligen Gebrauchszustand des Papier-Dokuments. Auch wenn die Papierqualität innerhalb eines zu scannenden Stapels variiert, sollte ein Scanner automatisch eine durchgehend gute digitale Bildqualität erzeugen. Nur so werden nachfolgende Prozessschritte wie etwa eine Server-basierte Texterkennung verzögerungsfrei möglich. Zweitens sollten Mitarbeiter die einzelnen digitalen Verarbeitungsschritte wiederholt und einfach anwenden können. Das schließt eine intuitive Bedienung und idealerweise eine Erfassung des Belegs auf Knopfdruck ein, so dass sich die Nutzer nicht erst zum Scan-Experten ausbilden lassen müssen.
Bei der Integration von Scannern in die Geschäftsprozesse kommt der Software eine wichtige Bedeutung zu. Heute wird die Bildbearbeitung häufig entweder auf die Ebene der Bedien-Software verlagert oder direkt in die Scanner-Firmware eingebettet. Dies reduziert nicht nur mögliche Fehlerquellen, sondern beschleunigt auch den Scan-Vorgang und die Übergabe der Dokumentenbilder an nachfolgende Workflows. Bei Lösungen von ISV (Independent Software Vendor, also Lösungsanbietern) bestimmt der Verwendungszweck die Integrationstiefe zwischen Applikation und Erfassungssystem. Ein Beispiel für eine geringe Integrationstiefe ist ein einfacher, definierter Erfassungsprozess mit der Ablage in einem Datei-Ordner, der von der Applikation überwacht wird. Bei einer mittels Software Development Kit integrierten Lösung hingegen wird den Mitarbeitern zum Beispiel am Bildschirm eines Netzwerkscanners die Klassifizierung und Validierung des Dokumentinhalts angeboten. Die ISV-Lösung wird dadurch aus Benutzersicht zum integralen Bestandteil des Scanner-Systems.
Über ein intuitiv bedienbares (Touchscreen-) Menü eines Netzwerkscanners, wie hier beim Fujitsu ScanSnap S1500, landen die Dokumente umgehend dort, wo sie hingehören – beispielsweise im passenden Netzwerkordner, im Anhang einer Email, als Fax beim gewünschten Empfänger oder in einer Cloud-Anwendung wie SharePoint. (Quelle: IM, Bilder: Fujitsu)
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