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DMS: Die Potentziale der IT ausschöpfen – Scannen #2

Harald Maidhof · 24. Oktober 2012 · Kommentar verfassen

In einer Zeit, in der Unternehmen ihre Geschäftsprozesse aufgrund wirtschaftlich schwieriger Rahmenbedingungen kosteneffizienter gestalten müssen, setzt der Scan-to-Process-Ansatz einen maßgeblichen Trend. Die papierbasierten Prozesse können damit erstmals konsequent an die Möglichkeiten der IT-Infrastruktur im Unternehmen, und zunehmend auch in der Cloud, angepasst werden. 

Die Essenz dieses Konzepts ist simpel: Es geht darum, analoge Informationen schneller und einfacher per Knopfdruck zu digitalisieren und nahtlos in die Verarbeitungsabläufe zu integrieren. Das Scannen von Dokumenten am Anfang eines Verarbeitungsprozesses trägt zum einen dazu bei, relevante Informationen wie etwa Eingangsrechnungen effizienter zu verwalten und rascher zu bearbeiten. Zum anderen lassen sich anfallende Bearbeitungskosten für die manuelle Dateneingabe, für das Sortieren, Ablegen, Speichern, Übermitteln und Wiederfinden von Informationen spürbar reduzieren. Zudem können oft redundante Arbeitsschritte vermieden werden, etwa wenn Papierdokumente mehrfach von verschiedenen Mitarbeitern eingescannt werden, weil sie bisher nirgendwo lokal gespeichert wurden. (Quelle: IM, Artikelbild: Henry Klingberg/pixelio.de)

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